Welche Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten benötigen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet viele Unternehmen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Doch gerade kleinere oder mittelständische Firmen sind oft unsicher: Gelten diese Anforderungen auch für uns? Und wenn ja, reicht ein interner Datenschutzbeauftragter aus – oder ist ein externer die bessere Wahl?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Unternehmen verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wann ein externer Datenschutzbeauftragter sinnvoll ist und welche Vorteile diese Lösung bietet.

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben?

Die DSGVO schreibt in bestimmten Fällen die Benennung eines Datenschutzbeauftragten vor. Diese Pflicht ergibt sich vor allem aus Art. 37 DSGVO sowie ergänzend aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich, wenn:

1. Mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (z. B. CRM, E-Mail, Kundendatenpflege).
2. Die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten besteht (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen).
3. Eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von Personen erfolgt (z. B. Tracking, Scoring, Videoüberwachung).
4. Die Verarbeitung einem Datenschutz-Folgenabschätzungsverfahren unterliegt.
5. Das Unternehmen im Auftrag anderer personenbezogene Daten verarbeitet (Auftragsverarbeiter mit besonders sensiblen Tätigkeiten).

Diese Kriterien gelten unabhängig von der Unternehmensgröße.

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?

Sobald ein Unternehmen zur Benennung verpflichtet ist, stellt sich die Frage, ob diese Aufgabe intern oder extern gelöst wird. Beide Optionen sind rechtlich zulässig – in der Praxis entscheiden sich viele Firmen jedoch für die externe Lösung.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt viele praktische Vorteile mit sich:

• Fachliche Expertise: Externe Berater verfügen in der Regel über umfangreiche Erfahrung, spezifisches Fachwissen und regelmäßige Fortbildungen.
• Unabhängigkeit: Sie sind nicht in betriebliche Hierarchien eingebunden und können objektiv beraten.
• Kostentransparenz: Externe DSB arbeiten meist auf Basis monatlicher Pauschalen oder Projektpreise – ohne langfristige Fixkosten wie bei internen Mitarbeitern.
• Entlastung der Belegschaft: Unternehmen müssen kein eigenes Datenschutzteam aufbauen.
• Vermeidung von Interessenkonflikten: Bestimmte Rollen (z. B. Geschäftsführung, IT-Leitung, Personalabteilung) dürfen nicht gleichzeitig Datenschutzbeauftragte sein – diese Herausforderung entfällt bei der externen Lösung. Für regelmäßige Schulungen und Datenschutzanalysen ist ein Externer Datenschutzbeauftragter

Typische Unternehmen, die einen externen Datenschutzbeauftragten benötigen

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist vor allem für folgende Unternehmensarten sinnvoll:

• Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit datenintensiven Tätigkeiten (z. B. Onlinehandel, Softwareentwicklung, Agenturen, Kanzleien).
• Arztpraxen, Apotheken und Pflegeeinrichtungen, die mit besonders sensiblen Gesundheitsdaten arbeiten.
• IT- und Hosting-Dienstleister, die personenbezogene Daten im Auftrag Dritter verarbeiten.
• Versicherungen, Finanzdienstleister und Steuerberater, die einer erhöhten Kontrolle unterliegen.
• Unternehmen mit mehreren Standorten oder hohem Digitalisierungsgrad, wo der Datenschutz schwer zentral steuerbar ist.
• Start-ups, die schnell wachsen und Datenschutz von Anfang an professionell umsetzen möchten.

Was passiert, wenn kein Datenschutzbeauftragter benannt wird?

Die fehlende oder fehlerhafte Benennung eines Datenschutzbeauftragten stellt einen Verstoß gegen die DSGVO dar – mit potenziellen Folgen:

• Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes.
• Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern.
• Unwirksamkeit von Verträgen, z. B. mit Auftragsverarbeitern.
• Haftungsrisiken für Geschäftsführung und Vorstand.

Zusammenfassung

Nicht jedes Unternehmen muss einen Datenschutzbeauftragten benennen – aber viele. Wer mehr als 20 Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten beschäftigt oder sensible Daten verarbeitet, ist dazu verpflichtet. Auch umfangreiche Überwachungsmaßnahmen oder Auftragsverarbeitungen können eine Benennung erforderlich machen.

Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet Unternehmen eine rechtssichere, flexible und wirtschaftlich sinnvolle Lösung. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen ist dies oft der effizienteste Weg, um die Anforderungen der DSGVO professionell umzusetzen – und gleichzeitig interne Ressourcen zu schonen.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr Unternehmen zur Benennung verpflichtet ist oder ob ein externer Datenschutzbeauftragter sinnvoll wäre, helfe ich gern mit einer individuellen Einschätzung oder Checkliste weiter.